كيفية وضع برنامج للأعمال اليومية تتوقف على تنظيم الوقت، فالجميع مهما كانت أعمالهم أو مستوياتهم لديهم الكثير من الأعمال والمهام التي يجب عليهم القيام بها خلال اليوم، ولكي يتوفر الوقت الذي يتم فيه القيام بكل المهام يجب أن يقوم الشخص بتنظيم وقته قدر المستطاع، لذا سنعرض لكم من خلال موقع جربها كيفية وضع برنامج للأعمال اليومية.
كيفية وضع برنامج للأعمال اليومية
الجميع يملك العديد من الأعمال والمهام اليومية التي يُلزم بها، سواءً كانت هذه الأعمال في أحد الوظائف أو أعمال منزلية أو مهما خاصة بالتعليم للطلبة، فمهما كانت حياة الشخص فهو يملك روتين يومي يتكون من بعض المهام التي يُلزم بها يوميًا.
في وسط كل هذه المهام يجب أن يتوافر بعض الوقت ليكون الشخص قادرًا على الاعتناء بنفسه، قد يجد الكثير من الناس أن الأمر صعبًا وأنه بالكاد يجد الوقت خلال اليوم ليقوم بالمهام في العمل والمنزل، فكيف سيجد الوقت ليعتني بنفسه أو يحظى ببعض الترفيه.
الحل هو جدول المهام اليومية، ففي حال استغنى الشخص عن سير اليوم بعشوائية وبدأ يضع جدول منظم ومرتب سيكون قادرًا على الاستفادة من الوقت قدر الاستطاعة والقيام بكل المهام التي تطلب منه، إضافةً إلى أنه سيجد وقت على الأقل لساعتين أو ساعة في اليوم لنفسه ولأسرته.
يكون هذا الجدول محتويًا على المهام التي يجب إنجازها وتحديد الوقت لبدء المهمة وإنهائها لكيلا يستغرق الأمر أكثر من الوقت اللازم ويتسع المجال لعملٍ آخر، كما يجب أن يتم ترتيب هذه المهام حسب الأولوية من الأكثر أولوية إلى الأقل، لذا سنعرض لكم من خلال الفقرات التالية كيفية وضع برنامج للأعمال اليومية للحصول على أكبر استفادة من الوقت.
اقرأ أيضًا: كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية
الخطوة الأولى: تصميم جدول الأعمال اليومية
في الخطوة الأولى من خطوات كيفية وضع برنامج للأعمال اليومية تتضمن بعض البنود التي يجب على الفرد أن يكون أكثر دراية بها لكي يتمكن من وضع الجدول بالطريقة الصحيحة، ومن خلال ما يلي سنتعرف على هذه البنود بالتفصيل.
1ـ تعلم كيف تقضي وقتك
حيث يجب على الشخص أن يفكر أولًا قبل وضع خطة الأعمال اليومية في الوقت الذي تستغرقه الأعمال الرئيسية في اليوم، ويقصد بالأعمال الرئيسية العمل في وظيفة أو محاضرات دراسية، حيث تستغرق عدد ساعات محدد من اليوم يجب أخذها في الاعتبار قبل وضع جدول.
كما يجب أن يحدد الشخص عدد ساعات محددة تكفيه لقضاء بعض الوقت في الترفيه عن نفسه، ومعرفة الأمور التي يجب فعلها في وقت الفراغ لكي يتمكن من استغلال هذا الوقت جيدًا ويشعر بالترفيه والابتعاد قليلًا عن باقي التزامات اليوم.
2ـ تحديد الوقت الذي تستغرقه وسائل النقل
أيًا كان شكل المواصلات أو وسائل النقل، وما إذا كان الشخص ذاهبًا إلى العمل أو إلى المدرسة، يجب عليه أن يحدد الوقت الذي يقضيه في الطرق ووسائل المواصلات ذهابًا وإيابًا.
3ـ التعرف على الوقت الذي يكون فيه الشخص في قمة النشاط
هناك العديد من الدراسات التي أجريت والتي أثبتت أن الشخصيات أنواع، فمنهم من يكون أكثر نشاطًا في النهار ومن ممن يكون أكثر نشاطًا خلال الساعات الأخيرة من الليل، وهناك من يمكنه العمل في أي وقت.
لذا يجب على الشخص أن يحد أي وقت من الأوقات يكون فيه أكثر نشاطًا وقادرًا على الإنتاج أكثر، ويقوم باستغلال هذا الوقت في القيام بالأعمال الهامة التي تتطلب التركيز ويؤجل باقي المهام إلى وقتٍ آخر.
4ـ إدراك أثر الروتين
المقصود هنا أن يحدد الشخص ما إذا كان الروتين اليومي شيئًا يشعر بالطاقة السلبية أم أنه قادر على التأقلم أكثر عندما يحدد روتين يومي ويقوم بتنفيذه يوميًا، ففي حال كان للروتين تأثيرًا سلبيًا فيجب على الشخص أثناء وضع جدوله أن يقوم ببعض التغيرات في الأنشطة التي يقوم بها كنوع من أنواع كسر هذا الروتين.
أما إذا كان شخصًا يفضل الحياة الروتينية ويجد أن الروتين أمرًا يشجعه على إتمام مهامه، فيكون من السهل عليه وضع جدول ليومٍ واحد وتشابه جداول أخرى مع اختلاف المهام المطلوبة منه في بعض الأحيان، أما إذا لم تختلف المهام فما هو إلا يوم ويكرر.
شعور الإنسان بالروتين اليومي في الغالب يكون شيئًا سلبيًا يجعله يشعر بالتقييد وأن أموره ليست مرنه، وبالتالي يشعر أنه لا يريد إتمام ما عليه من مهام ويتركها للبحث عن وسيلة أخرى خرجه من هذا الروتين، وبالتالي يفسد جدول المهام، لذا من الضروري أخذ التأثر سلبًا بالروتين في الاعتبار كما سبق وذكرنا.
5ـ الابتعاد التام عن تضييع الوقت
ضياع الوقت خلال اليوم وإهداره فيما لا يفيد هو أكثر الأشياء التي تجعل الشخص غير قادر على إتمام المهام المطلوبة منه وفي حال أتمها فلا يكون لديه الوقت للاعتناء بنفسه، فلا يكفي الوقت الذي يتم إهداره في التنقلات وغيرها بل إن بعض الأشخاص يهدرون أوقاتهم بالعديد من الطرق الأخرى.
لكن لمعرفة كيفية وضع برنامج للأعمال اليومية بالطريقة الصحيحة يجب على الفرد أن يبتعد كل الابتعاد عن تضيع وقته في الأمور التي لا تفيد كما أن هذا الجدول سيساعده كثيرًا في هذا الأمر.
6ـ تجهيز أعمالك قبلها بيوم
من أكثر الأشياء التي تساعد على تنظيم الوقت وتعطي للأشخاص الطاقة الإيجابية للقيام بالمهام التي تطلب منهم هو أن يقوموا بتجهيز جداول أعمالها قبل موعدها بيوم، ومن الممكن فعل ذلك عن طريق وضع جدول مبسط أو ورقة ويتم فيها كتابة كل الأعمال المطلوبة والخطط لليوم التالي وذلك قبل النوم.
الخطوة الثانية: التنسيق بين الأهداف
الخطوة الثانية ضمن حديثنا عن كيفية وضع برنامج للأعمال اليومية هي أن يقوم الشخص بتحديد الأهداف المطلوبة منه ويقوم بتقسيمها حسب الأولوية، ولفعل ذلك هناك بعض البنود التي يجب إدراكها والتي تتمثل في:
1ـ ترتيب الأهداف طويلة المدى في جدول
الأهداف طويلة المدى هي الأهداف التي يرغب الشخص تحقيقها لكن على المدى البعيد، مثل افتتاح مشروع معين أو الوصول إلى منصب عالي وغيرها من الأهداف الأخرى، ويمكن أن يتم كتابة هذا الهدف ووضعه في مكان ليكون مرئيًا للشخص، وعندما يراه كل يوم عند الاستيقاظ يكون لديه طاقة أكبر لإتمام مهام اليوم التي سيتمكن من خلالها أن يصل إلى الهدف البعيد الذي وضعه.
2ـ التفرقة بين الأهداف التي يضعها الشخص والأهداف التي يحددها له الآخرون
لكلٍ منا أهدافه الخاصة التي يطمح ويعمل لكي يكون قادرًا على الوصول إليها، إلا أنه في بعض الأحيان قد تجد الأشخاص من حولك هم من يحددون أهدافك، فمثلًا عندما يريد والداك أن تعمل في وظائف محددة ظنًا منهم أنك ستكون أكثر نجاحًا بها على الرغم من أنك لا تملك الشغف تجاهها.
كما يجب على الشخص أن يتبع الأهداف التي يحددها هو وليس أهداف الآخرون، فيجب عليه اختيار العمل الذي يملك شغفًا أكبر تجاهه ويكون على دراية أن هذا هو العمل الذي سيكون قادرًا على تحقيق النجاح به وفي نفس الوقت سيشعر بالسعادة أكثر.
3ـ وضع قائمة بترتيب الأولويات
بالطبع لكلٍ منا أولوياته وأمور يجب عليه القيام بها فورًا وبقية الأعمال تكون أقل في الترتيب من حيث الأولوية ومن الممكن تأجيلها إلى وقتٍ آخر، كما يجب الأخذ في الاعتبار أثناء وضع الجدول اليومي أن هناك بعض الأشياء التي قد تطرأ في اليوم، وهنا يتم استبدال الأمور أو المهام الأقل أولوية لفعل هذا الأمر.
اقرأ أيضًا: جدول ترتيب المنزل بالصور
الخطوة الثالثة والأخيرة: وضع الجدول اليومي
بعد إدراك كافة الخطوات السابقة والتعرف على الأولويات والأوقات التي تستغرقها كل مهمة أساسية خلال اليوم مثل العمل أو الدراسة، يأتي دور وضع جدول للمهام اليومية، وليتم وضع هذا الجدول بنجاح يجب اتباع بعض التعليمات الآتية:
1ـ إيجاد وسيلة التدوين المفضلة لك
يعد تدوين الجدول من الأمور التي تشجع صاحبه على القيام بالمهام التي يسجلها، لذا يجب على كل شخص اختيار الطريقة الأنسب له في التدوين، فهناك البعض ممن يحبون تدوين جداولهم اليومية في مدونات ورقية، والبعض يفضل كتابتها على مدونة الهواتف المحمولة نظرًا لوجودها المستمر معهم، والبعض يفضل استخدام التطبيقات الهاتفية الحديثة التي تساعد الشخص على وضع جداول المهام وإتمامها مع تحديد الوقت.
2ـ توفير القليل من الوقت بين المهام وبعضها
من الممكن أن يترك الشخص بين كل مهمة والأخرى مدة معينة بحدٍ أقصى 30 دقيقة، قد تكون هذه الفترة كفترة راحة، أو يمكن استغلالها في إكمال بعض المهام التي لم يتمكن الشخص من إتمامها في الوقت المحدد لها في جدول المهام اليومي.
3ـ ترتيب المهام في الجدول
في الخطوات السابقة تمكنا من ترتيب المهام حسب الأولويات وحددنا الوقت للمهام الطارئة، هذه الخطوة ستساعد في ترتيب المهام اليومية في الجدول حسب أولوياتها، كما يتم الترتيب حسب الوقت الذي يجب إتمام المهمة به، كالحالات التي يجب فيها تسليم العمل في ساعة محددة وغيرها.
4ـ لا بأس بتعديل الجدول بين الحين والآخر
في الكثير من الأحيان نجد أن الجدول يحتاج أن يتم تغييره لتغيُر النشاطات أو المهام المطلوبة خلال اليوم، لذا فلا بأس من تعديله بل إن الأمر يكون أفضل في بعض الأحيان كأحد طرق التخلص من الروتين، وربما قد يكون الجدول بحاجة إلى التغير نظرًا لتغير الأولويات.
ننصح بالرجوع دائمًا إلى الجدول اليومي الذي تم وضعه وتحديد المهام التي تم إنجازها والمهام التي لم تتم بعد، فعندما يكون الجدول أمام عينيك طوال الوقت سيكون من الصعب التخاذل عن القيام بالمهام التي أدركتها به.