كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية وما هي أفضل النصائح لإدارة وتنظيم الوقت؟ سؤال يخطر على بال العديد من الأفراد، الذين يعانون من ضياع الوقت، وانعدام القدرة على إدارته بصورة صحيحة، لذا نعرض لكم الإجابة التفصيلية على ذلك السؤال عبر السطور التالية عبر موقع جربها .
اقرأ أيضًا: بحث عن استثمار الوقت جاهز للطباعة
كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية
يعد الوقت من أغلى الأمور قيمة بحياة كل إنسان؛ نظرًا لعدم القدرة على إرجاعه مجددًا، فبمجرد أن يمر لا يمكن أن يعود أبدًا، ويترك الإنسان نادم على ضياعه وإهداره، لذلك يخطر على بالهم سؤال كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية؟
ولعل أبرز الخطوات المذكورة على لسان خبراء تنظيم الوقت وإدارته، تساهم في الإجابة عن ذلك السؤال بالتفصيل، والتي تتمثل في النقاط التالية:
- ضرورة تحديد المهام المرغوب في إتمامها خلال اليوم، مع مراعاة تعيين الوقت اللازم استغراقه في إنجاز كل مهمة على حدة.
- تجنب إنجاز أكثر من مهمة في وقت واحد، حيث تعد تلك الخطوة من الخطوات المسببة للتشتت لدى الإنسان، وإعاقته عن إتمام مهامه، مما يتركه في الأخير غير قادر على إتمام أي شيء.
- التركيز على إنجاز مهمة معينة أولًا ثم البدء في إتمام مهمة أخرى.
- ضرورة تحديد الأولويات عند البدء بإنجاز المهام، كي يتمكن الفرد من إتمامها على أكمل وجه، وفي حالة عدم سماح الوقت بإتمام مهمة أخرى، يكون قد أستطاع إنجاز المهمة الأهم بالنسبة لأولوياته.
- الابتعاد كليًّا عن القيام بأمور خارجة، وغير موجودة ضمن الجدول اليومي، فقد تتسبب تلك الخطوة في إحداث خلل كبير بالجدول حتى نهاية اليوم، لذا يفضل وضع خطة بديلة يتم اللجوء إليها، وبالتالي لا يهدر اليوم أو يمر دون جدوى.
- الحرص على إخبار جميع الأفراد المحيطين بالشخص عن الجدول اليومي خاصته، مثل: الأهل، الأصدقاء، وما إلى ذلك، كي يساعدوه على إتمام مهامه اليومية ويراعوا وقته.
- التأكد من عمل خطة أسبوعية عند إنشاء الجدول اليومي، حتى يتمكن الفرد من معرفة كافة البيانات التي يكون بحاجة إليها.
- الحرص على وجود جدول يومي واحد وتجنب الاعتماد على الكثير منه، لكيلا يتعرض الفرد للتشتت، الذي يحول بينه وبين إنجاز مهامه اليومية.
- الابتعاد عن وضع المهام بكافة الأوقات، بل على العكس يجب أن يترك الشخص مساحة له ولإمكانية حدوث أي أمر طارئ.
اقرأ أيضًا: كيف أقضي وقت فراغي واستغله في أشياء مفيدة
طريقة إنشاء جدول لإدارة الوقت
قد لا يتمكن معظم الأفراد من إنشاء جدولهم اليومي، أو لا يدركون الأسلوب المناسب والمتبع لتنسيق وإدارة الوقت، لذا يتساءلوا عن كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية؟ في الواقع يلزم اتباع مجموعة من الخطوات التي تساعد كل فرد في تنظيم وقته بالأسلوب المناسب له، والتي تتمثل فيما يلي:
- في بداية الأمر يجب تجهيز الأدوات اللازمة لعمل تلك المهمة، وهي ورقة وقلم.
- ضرورة تحديد وقت محدد للاستيقاظ، حيث يعتبر ثبات ميعاد الاستيقاظ وسيلة مثالية لإنشاء جدول منظم خلال اليوم.
- يتم تدوين تاريخ اليوم على الورقة ثم الوقت بدقة.
- يبدأ الشخص في كتابة كافة المهام التي يرغب في إنجازها على مدار اليوم، مع مراعاة مبدأ الأولويات في ترتيبها.
- من الضروري أن يتم كتابة أدق التفاصيل الخاصة باليوم، مع تحديد كافة المهام اللازم إنجازها به، حتى الوقت المحدد لتنظيف الأسنان والاستحمام وتناول الطعام وما إلى ذلك.
- الحرص على تحديد وقت للاستراحة ما بين المهام، كي يتمكن الفرد من إنعاش نفسه والقدرة على مواصلة باقي المهام حتى نهاية اليوم.
- عند نهاية الجدول ينصح بكتابة ما يرغب الشخص في تذكره، سواء خلال اليوم أو اليوم الذي يليه.
يذكر أن تلك الخطوات ستعين الفرد على إنجاز كافة مهامه اليومية، أو أقلها إنجاز الأمور المهمة صاحبة الأولوية في اليوم دون الإحساس بأي إجهاد أو ضغط.
إدارة الوقت وتنظيمه
هناك مجموعة من الأمور والخطوات التي من الضروري أن يضع الفرد تركيزه عليها، كي يقوى على تنسيق وإدارة وقته بالطريقة الصحيحة، مع إمكانية توفير بعض الوقت للاستجمام والاسترخاء كذلك.
يذكر أن تلك الخطوات حتمًا ستساعد الفرد في إدراك الإجابة عن سؤال؛ كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية؟ والتي تتمثل بالتفصيل في السطور التالية:
1_ النوم
يحتاج الإنسان الطبيعي إلى النوم بمعدل يتراوح من 7 إلى 8 ساعات بشكل يومي، ويشير ذلك إلى أن النوم يستغرق 1/3 عمر الإنسان، لذا يجب على كل شخص أن يحدد ساعات نومه ويعمل على ثباتها دون أن يقلل منها.
حيث يتسبب قلة النوم في انعدام التركيز، الإرهاق والتعب وبالتالي عدم القدرة على إنجاز أي مهام مطلوب إتمامها على مدار اليوم.
2_ العمل
بالطبع يستغرق العمل وقت هائل من عمر الإنسان، بل في الحقيقة هو يستغرق أغلب حياة الإنسان، لذلك من الضروري أن يختار كل إنسان العمل الذي يضيف إليه وإلى خبراته في الحياة، والتي بالطبع ستساعده في تعلم أمور وأشياء جديدة بصورة مستمرة.
يذكر أن العمل يستغرق ما يقارب الـ 10.5 عام من عمر الإنسان وفي بعض الحالات قد يستغرق وقت أكثر.
3_ وقت الفراغ
ليس هناك أدنى شك بأن التكنولوجيا الحديثة أخذت الكثير من وقت الإنسان، لذلك من الضروري أن يسعى كل فرد إلى تنظيم وقته مع التكنولوجيا، وذلك لا يمكن بدون تحديد أوقات معينة لها، مع الأخذ في الاعتبار مدى أهمية الوقت والطريقة التي يمكن أن نتبعها لتقضيته في أشياء أكثر أهمية.
كما يمكن استغلال الأوقات المتاحة للتكنولوجيا، في تعلم الأمور الجديدة والبحث عما يزيد من ثقافة الفرد ويسهم في توسيع مدارك عقله.
4_ الغٍ بعض المهام
عند البحث عن كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية؟ يجب أن تلغِ بعض المهام، وذلك في حالة وجود عدة مهام يجب إنجازها خلال اليوم، بحيث يفضل إلغاء المهام غير الضرورية أو التي يمكن أن تنتظر بعض الوقت.
يمكن معرفة ما إذا كانت ضرورية أم لا، عبر سؤال الإنسان لنفسه هل إتمام تلك المهمة يشكل فارقًا أم يمكن أن تنتظر قليلًا لإنجاز مهام أكثر أولوية عنها؟ في حالة كان الإجابة تتمثل في كونها غير ضرورية؛ حينئذ يمكن محوها أو تأجيلها إلى وقت مناسب أكثر لإتمامها.
5_ تجنب التسويف والتأجيل
كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية؟ باختصار تجنب التسويف، حيث يعد التأجيل من أكثر الأمور، التي تتسبب في عدم إنجاز الفرد لأي من مهامه بشكل دوري، لذا يجب أن يحرص كل إنسان على عدم تأجيل إنجاز مهامه الضرورية، وتحديد الوقت المثالي لإتمامها.
6_ تعلم قول لا
كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية؟ باختصار تعلم قول لا، حيث تتمثل أكثر الأمور المسببة لضياع كم هائل من الوقت في عدم تمكن الفرد من قول لا.
على سبيل المثال: قد يطلب أحد الأشخاص من الفرد إتمام أي شيء قد لا يكون مهم له ولا يقوى على قول لا لمن طلب منه ذلك الأمر، لذا يجب أن يسعى كل إنسان إلى توضيح أولوياته لكافة من حوله، وعدم استطاعته في بعض الأحيان إنجاز ما يطلبوه منه.
7_ استثمر وقت الانتظار
كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية؟ ببساطة استثمر وقت الانتظار، حيث تتمثل واحدة من الأوقات التي يهدرها الفرد في أوقات الانتظار، لذلك ينصح بضرورة استثمار الوقت عند الانتظار، من خلال إتمام بعض المهام المطلوبة من الفرد أثناء ذلك الوقت.
بحسب ذلك الأمر سيتعين على الفرد أن يقلل من عدد المهام المراد إنجازها عند الانتظار مع الحرص على استثمار الوقت بصورة سليمة.
8_ الاستعانة بتطبيقات تنظيم الوقت
كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية؟ باختصار استعن بالتطبيقات المنظمة للوقت، فبوجه عام أصبحت التكنولوجيا أكثر تقدمًا وتطورًا في كافة أمور حياتنا اليومية، لاسيما في إدارة وتنظيم الوقت.
حيث من الممكن أن تساعد التطبيقات المختلفة على تنسيق وقت الفرد بالشكل الذي يتناسب معه، لذا يفضل الاستعانة بالتطبيقات الحديثة لإدارة وتنظيم الوقت وبالتالي إنجاز عدد أكبر من المهام.
9_ البدء بالمهمة الأصعب والأهم
في وقت الصباح ينصح بالبدء بأداء أهم مهمة وأكثرها صعوبة من بين المهام الأخرى؛ نظرًا لتمتع الفرد بقدر هائل من الطاقة خلال وقت الصباح، ما يساعده في التعامل بكفاءة مثالية مع مهامه اليومية، وبالتالي إنجاز أكبر عدد ممكن من المهام خلال باقي اليوم.
10_ التفويض
كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية؟ فوض غيرك ولكن تعرف أولًا على معنى التفويض، حيث يتمثل معنى التفويض في تكليف شخص أخر لأداء المهمة، وفي الواقع هناك مهام يومية يمكن أن تفوض لشخص أخر، وأخرى لا يمكن تفويضها والآتي بيان تفصيلي بكل واحدة منهما على حدة:
مهام يمكن تفويضها
هي مجموعة من المهام لا تتسم بالأهمية وغير عاجلة، على سبيل المثال:
- المهام الروتينية البسيطة.
- أمور صغيرة لا تستدعي أن يقوم الفرد بأدائها.
- المهام الحكومية التي لا تستدعي وجود الفرد.
مهام لا يمكن تفويضها
هي عبارة عن مهام عاجلة ومهمة، بحيث تتسم بالصعوبة وتستدعي قيام الفرد بنفسه بها، على سبيل المثال: مهام العمل التي تستدعي أداء الشخص لها دون الاعتماد على أحد أخر، وأيضًا المهام العاجلة التي يجب تنفيذها سريعًا.
11_ التركيز على مهمة واحدة
في حالة اختيار الفرد أداء مهمة ما، فيجب أن يراجعها إلى نهايتها، بحيث ينبغي أن يقوم بإنهائها أولًا ثم الالتفات لغيرها، أما القيام بنصفها ثم أداء مهمة أخرى، يعد أمر غير صحيح وبعيد كل البعد عن إدارة الوقت وتنظيمه، فضلًا عن دوره السيئ في تشتيت تركيز الشخص.
12_ تجنب الكمال
كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية؟ تجنب الكمال؛ حيث يجب على كل فرد أن يبتعد عن الكمال أو تطبيقه في جميع ما يقوم بصنعه، نظرًا لكون تلك الصفة سبب في زيادة الضغوط النفسية على الإنسان، ما يجعله غير قادر على إنجاز أيًّا من مهامه بصورة صحيحة.
لذا بمجرد أن ينتهي الفرد من إنجاز مهمته وتقديم أفضل أداء لديه، يجب أن يمضي قدمًا، ويبدأ في مهمته التالية بنفس الحماس.
13_ إدراك أهمية الوقت
كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية؟ ببساطة احرص على إدراك أهمية الوقت، حيث إن إدراك الفرد لقيمة الوقت ودرجة أهميته في حياته، واحدة من الأمور التي تساهم في تنظيم وإدارة الوقت.
بالإضافة إلى عدم إهداره وتقديره لأقصى درجة ممكنة، ففي حالة العكس يكون الإنسان أكثر من يضيع وقته وليس ما أو من يحيط به.
14_ الحزم بشأن القرارات الصادرة
في الواقع قد لا تساهم أيًّا من تلك الخطوات التي سبق وتم ذكرها في تنظيم وإدارة الوقت للفرد، في حالة عدم تمتعه بالحزم في اتخاذ قراراته بشأن إنجاز مهامه في حياته اليومية، لذلك يجب أن يتمتع كل إنسان بقدر عالٍ من الحزم سواء عند ما يلي:
- السير في مسار ما لتحقيق هدف معين.
- تقسيم الوقت لإدارته وتنظيمه بشكل صحيح.
- السير في إنشاء مشروع ما.
في حالة عدم تمتع الفرد بالحزم، فسوف يكون من الصعب عليه تحقيق أي من أهدافه، النجاح بإنشاء مشروعه أو على الأقل تنظيم وقته.
أساسيات تنظيم وإدارة الوقت
هناك مجموعة من العناصر المساهمة في تنظيم وإدارة الوقت، والإجابة عن سؤال كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية؟ حيث تعد من الأمور الأساسية التي من الضروري أن يكون كل فرد على معرفة بها بشكل جيد، والتي تتمثل في النقاط التالية:
- الحرص على تنظيف وترتيب المكتب بصورة دائمة؛ حيث تساعد تلك الخطوة في زيادة الطاقة الإيجابية والتركيز لدى الفرد، مما يدفعه إلى إنجاز مهامه خلال وقت أسرع من اليوم.
- خلال وقت العمل يجب ألا يضع الفرد ما يعيق نشاطه من القيام بمهامه، على سبيل المثال: أوراق قديمة، أو أعمال سابقة، حيث يتسبب ذلك الأمر في إحداث الفوضى واستغراق كم هائل من الوقت لإعادة ترتيبها وتنسيقها مرة أخرى.
- الحرص على اختيار نوعية إضاءة جيدة في مكان العمل، حيث تعتبر تلك الخطوة وسيلة مثالية تساهم في زيادة التركيز والتحفيز عند الفرد، وبالتالي إنجاز مهامه اليومية بصورة أسرع.
- مراعاة ترتيب وتنسيق كافة الأدوات التي يحتاجها الفرد خلال إنجاز المهام اليومية الخاصة به، مع الحرص على وضعها داخل أماكنها المخصصة.
- الحرص على وضع سلة مهملات بجانب المكان أو المكتب، حيث تعتبر من الأساسيات التي لا غنى عنها عند إنجاز المهام اليومية.
أشياء تتسبب في ضياع الوقت
بالطبع يوجد العديد من الأشياء التي تكون سبب في إهدار الوقت على مدار اليوم لدى الفرد، مما يتركه في نهاية اليوم خاوي الوفاض بدون إتمام أي مهمة مفيدة، لذا يجب على كل فرد أن يتعرف على تلك الأشياء مع العمل على تجنبها قدر الإمكان، وتتمثل تلك الأشياء في النقاط التالية:
1_ عدم التخطيط للمهام مسبقًا
إن عدم التخطيط المسبق للمهام اليومية يكون سبب لإضاعة الوقت وإهداره، لذلك ينصح كل فرد بضرورة التعود على التخطيط لمهامه اليومية، حتى تلك البسيطة منها، وبالتالي يصبح الوقت أكثر تنظيمًا ويتمكن الفرد من الاستفادة منه لأكبر قدر ممكن.
ينصح بالاعتماد على النصائح المذكورة سابقًا لصنع خطة مثالية مسبقة لمهامك اليومية.
2_ مشاهدة التلفاز
يعتبر التلفاز من أكثر الوسائل المثالية للاسترخاء والإحساس بالمرح على الإطلاق، فإذا كان الفرد يعتمد على مشاهدة التلفاز للاسترخاء وأخذ وقت للراحة بعيدًا عن العمل، فليس هناك مشكلة في ذلك الأمر مطلقًا.
لكن متابعة التلفاز بدافع العادة أو نتيجة الإحساس بالملل، قد يكون سبب في إضاعة كم هائل من الوقت، دون أن يتمكن الفرد من تحقيق استفادة تذكر خلال يومه، لذلك ينصح باستبدال وقت مشاهدة التلفاز بالقيام بمهمة بسيطة نوعًا ما أو قراءة كتاب ما أو إتمام شيء يماطل الفرد في إنجازه.
3_ تصفح مواقع التواصل الاجتماعي
بوجه عام تعتبر متابعة مواقع التواصل الاجتماعي شيء مهمًا للعديد من الأفراد، نظرًا لدورها الفعال في متابعة الأحداث وأخبار العالم من حولنا، وعلى الرغم من أهميتها إلا أنها تعد من الأدوات المسببة لإهدار الوقت بصورة غير طبيعية، تحديدًا عندما يحين الوقت لأداء مهمة يومية سريعة.
لذلك ينصح كل فرد بضرورة تحديد وقت معين لمتابعة مواقع التواصل الاجتماعي، وبصورة معتدلة أيضًا بعيدًا عن الإفراط، كيلا تستمر في كونها أداء لإهدار الوقت وإضاعته.
4_ عدم وجود قائمة مهام مرئية
إن احتفاظ الشخص بقائمة مهام يومية في ذهنه، واحدة من الأمور المسببة لإضاعة الوقت وإهداره، حيث من الممكن أن يتعرض الشخص لنسيان بعض المهام المفترض عليه أدائها، لذا من الضروري أن يقوم بتدوين قائمة بكافة مهامه اليومية كي يستطيع إتمام كافة نقاط كل واحدة منهم على حدة.
5_ تشتت الانتباه
واحدة من أكثر الأمور التي تتسبب في إضاعة الوقت وإهداره، هي سماح الفرد بالانحراف عما يقوم بفعله أو ترك الفرصة للتشتت بحيث يتمكن منه بشكل كلي، لذا ينصح بضرورة الاستمرار على إتمام مهمة واحدة بتركيز غير متناهي قبل الإقدام على عمل المهمة التالية.
ينصح كل فرد بتجنب الأمور المسببة لإلهائه من خلال اتباع الخطوات التالية:
- تجنب وضع الهاتف في مكان قريب من الفرد أثناء إنجاز المهام.
- مراعاة تقليل الوقت المحدد لإمساك الهاتف والنظر به.
- الحرص على تصفح الرسائل النصية أو الخاصة بالبريد الإلكتروني خلال أوقات محددة فقط.
- مراعاة وضع كلمات سر على برامج التواصل الاجتماعي عند البدء في إنجاز المهام.
6_ العلاقات الخاطئة
في الواقع لدى كافة الأفراد أصدقاء قليلًا ما يسعون إلى تقديم يد المساعدة، فهم دائمًا ما يأخذون أكثر مما يعطون لمن حولهم، فهم لا يعتبروا أصدقاء حقيقين قد يتمكن الفرد من الاستعانة بهم في أي أمر أو بأي وقت ومكان، ويعد ذلك النوع بالعلاقات مهدر للوقت وليس مصدر دعم.
لذلك ينصح بالتخلي عن تلك العلاقات الخاطئة أو تقليل التواصل معهم.
7_ تعدد المهام والتصرف الخاطئ
إن تعدد المهام من الأشياء المسببة لإضاعة الوقت وإهداره بصورة كبيرة، لذلك ينصح كل فرد بتجنب وضع أكثر من مهمة يومية ضمن قائمته، فذاك الأمر لن يزيد من إحساسه بالإنجاز بل على العكس سيزيد من التوتر والتشتت لديه وبالتالي إهدار كم هائل من الوقت وعدم إنجاز أي واحدة منهم مطلقًا.
لذا ينصح كل فرد بالاعتماد على مبدأ الأولويات عند كتابة قائمة المهام اليومية، وفقًا لما تم ذكره في الفقرات السابقة.
نصائح لإعداد قائمة الأعمال اليومية
بوجه عام يوجد ما يزيد عن 3 ملاحظات، يمكنهم أن يساهموا في إعداد قائمة مثالية بالأعمال اليومية، حيث من خلالهم يمكن إدارة الوقت وتنظيمه ولو بصورة بسيطة، وعلى كل فرد أن يسعى إلى أخذها بعين الاعتبار عند إعداده لقائمة بأعماله اليومية.
تتمثل أهم الملاحظات لإعداد قائمة مثالية بالأعمال اليومية في النقاط التالية:
- مراعاة وضع القائمة اليومية في الوقت نفسه بشكل يومي.
- تجنب وضع الكثير من القوائم، مع الحرص على ألا تكون القائمة طويلة بحيث تسبب العجز والملل للفرد.
- الحرص على وضع قائمة يومية مناسبة، بحيث تتناسب مع طاقة، قوة، وقت الشخص وليس أخرى خيالية.
- مراعاة كتابة كافة النشاطات التي يقوم بها الفرد خلال يومه في القائمة، مع جمع النشاطات اليومية المتشابهة معًا.
- تجنب الإفراط في تنسيق وتنظيم الوقت، فهذا من شأنه أن يقلل من حماس الشخص ويزيد من الضغط عليه وبالتالي عدم إنجاز أي مهام خلال يومه.
سلبيات إهمال تنظيم الوقت
كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية؟ وما هي مميزات تنظيم الوقت؟ بكل صراحة سوف يمنع تنظيم وقتك من تعرضك للضغوط المتلاحقة والهائلة أو الوقوع في المآزق المستمرة، حيث تكمن أهمية إعداد خطة عمل يومية في تحقيق ما يرغب به الفرد بنهاية يومه.
فبدء اليوم دون وجود مسار واضح للسير به أو بعقل فارغ له سلبيات هائلة، بغض النظر عما إذا كانت على مستوى تنظيم الوقت أو الإنتاجية، حيث تتمثل سلبيات إهمال تنظيم الوقت وتحديد روتين يومي في النقاط التالية:
- إحساس الفرد بعدم توقفه عن أداء الكثير من الأشياء، ومع ذلك في نهاية كل يوم سيجد أنه لم يقم بخطوات كبيرة.
- الوقوع في الكثير من المآزق، على رأسها التشتت نتيجة إهمال عنصر التركيز والقفز من أمر لأخر دون وجود أي معنى.
- ارتفاع معدل التوتر والإجهاد البدني والضغط النفسي بمرور الأيام، نتيجة عدم قدرة الفرد على إتمام المهام المطلوبة منه، بسبب قلة الوقت المتاح والاعتماد على تخطيط سيء لأحداث اليوم.
اقرأ أيضًا: ما هي إدارة الأعمال ووظائفها
في الختام نكون بذلك قد انتهينا من عرض إجابة سؤال كيف أنظم وقتي وأنشئ جدولًا لحياتي اليومية؟ ويرجى أن يدرك كل إنسان أنه مهما كانت الإرشادات التي يتبعها أو الأدوات التي يستعملها، فإنه عليه قضاء وقته بحكمة، ولكن يجب كذلك تخصيص وقت للراحة للبقاء مبتهج ومحفزًا دائمًا.