خطوات تنظيم الوقت نحتاج إليها دائمًا للاستفادة بالوقت مع القدرة على التنظيم بين الدراسة والعمل والراحة والوقت الخاص بالأسرة وباقي متطلبات الحياة، حيث إن كنت تتمكن من وضع خطة لتنظيم وقتك تستطيع التخلص من ضغوط الحياة، لذا من خلال موقع جربها يمكن التعرف على كافة التفاصيل عن خطوات تنظيم الوقت.
خطوات تنظيم الوقت
لا يعني انشغالك طول الوقت أنك تملك خطة جيدة تقوم على أساسها بتنظيم وقتك، بالعكس خطوات تنظيم الوقت السليمة هي ما تخلصك من ضغط العمل وتراكم الأمور الحياتية والشعور أغلب الوقت أنك لا تتمكن من الراحة، حيث عدم كفاية الوقت للحصول على راحة إشارة مهمة لضرورة وضع خطة لتنظيم الوقت، حيث يمكن أن تكون الخطوات السليمة لتنظيم الوقت هي كالتالي:
1- تحديد الأولويات
أول ما تقوم به عند الإعداد لخطوات تنظيم الوقت هي أن تحدد أولوياتك التي تتطلب وقت للقيام بها إلى أربعة فئات:
- عاجلة
- مهمة
- مهمة لكنها غير عاجلة
- عاجلة لكنها غير مهمة
يجب القيام بتنفيذ الأهم وهو يخص إنجاز المهمات المهمة والعاجلة في بادئ الأمر، ثم القيام بإنجاز باقي المهمات وذلك منعًا لتراكم المهمات.
فعند عدم القيام بإنجاز المهمات بشكل صحيح تبدأ المهمات في الانتقال بين الفئات مثل: إهمال المهمات المهمة لكنها غير عاجلة تصبح مهمة وعاجلة، وكل ذلك يبدأ في الضغط على أعصاب الشخص مما يجعله غير قادر على إنجاز أيًا من المهمات.
اقرأ أيضًا: أهمية الوقت في حياة الإنسان
2- تحديد الأهداف
يمكن التبديل بين خطوة تحديد الأولويات وتحديد الأهداف حيث لا يمكن البدء في تنفيذ الوقت إلا بعد التخلص من الخطوتين معًا، لذلك يجب أن تقوم بتحديد الأهداف التي ترغب في الوصول إليها حتى تتمكن من اختيار المهمات التي تبدأ بها لكي تمكنك من الوصول إلى الأهداف بشكل أسرع.
3- استخدام التكنولوجيا
أصبحت التكنولوجيا تدخل في تفاصيل حياتنا بشكل دقيق جدًا حيث يوجد أكثر من تطبيق يمكن الاختيار بينهم للقيام بإنجاز مهمة معينة، وذلك ما نشير إليه في خطوة استخدام التكنولوجيا، يمكن استخدام التطبيقات المختلفة المدعمة بخدمة الإنترنت للمساعدة في إنجاز المهمات.
مثل: استخدام جدول الأنشطة، التواصل مع فريق عمل بشكل مستمر عن طريق المجموعات الخاصة بمواقع التواصل الاجتماعي بدلًا من تضييع الوقت في عقد اجتماعي واقعي لمناقشة أمر بسيط، يمكن إتمام بعض مقابلات العمل على التطبيقات التي تسمع بالحديث من خلال مجموعات في الفيديو وذلك ينجز في الوقت بدلًا من الذهاب إلى المكتب وقطعة مسافة كبيرة لعقد مقابلة مدتها 20 دقيقة.
4- الابتعاد عما يشتت التركيز
عند وضع خطوات تنظيم الوقت يجب أن يكون لديك القدرة على رفض المشتتات أيًا كانت حيث يمكنك أن تبدأ في قول لا لأصدقاء النادي الذين يفضلون الاجتماع بشكل مستمر والسهر إلى ساعات متأخرة في الليل، وذلك يؤثر على نشاطك في اليوم التالي ويجعل قدرتك على إنجاز المهمات أقل.
كما يمكنك أن توفر الطاقة التي تضيع في المشتتات في إنجاز مهمة أخرى، وفي حالة فراغك وعدم التزامك بمهمة عاجلة، يمكن أن تقضي ذلك الوقت في التأمل أو في أخذ قسط من الراحة أو في الحمام الدافئ لأن وقت الترفيه يكون محدد ضمن خطوات تنظيم الوقت.
5- تخصيص وقت للراحة
وضع خطة كاملة لتنظيم الوقت دون مراعاة وقت الراحة يؤدي إلى نتائج سلبية وذلك عكس الغرض من وضع خطة تنظيم الوقت، حيث يمكن تخصيص وقت لمدة 30 أو 45 دقيقة حسب الإمكانية عند قضاء عدد ساعات كبيرة في العمل دون توقف.
ذلك مع مراعاة تخصيص وقت كافي للنوم لا يقل عن 7 ساعات في اليوم ولا يزيد عن 9 ساعات، بالإضافة إلى وجود يوم للعائلة أو للأصدقاء أو للاستمتاع بالشكل المفضل.
6- الاستعانة بالآخرين
توجد بعض المهام التي يمكن الاستعانة بالآخرين لإنجازها لتوفير الوقت الخاص بك، بينما هناك البعض الآخر من المهام لا يمكن إنجازه إلا من خلالك أنت، حيث يمكن تدريب الآخرين على القيام بالأعمال الأخرى الخاصة بك وذلك يجعل الضغط مخفف عليك ويجعلك أكثر قدرة على إنجاز الأعمال الموجهة إليك، ولكن هذا الأمر اختياري فالبعض يفضل أداء كل ما هو متطلب منه بنفسه.
اقرأ أيضًا: كيفية وضع برنامج للأعمال اليومية
7- التركيز على جودة العمل
من الأخطاء التي يقع فيها أصحاب العمل هو إنجاز المهام سريعًا دونما تركيز على الجودة، حيث الأهم من إنجاز عدد أكبر من المهمات في وقت قصير هو القيام بإنجاز المهمات على أكمل وجه، بذلك يتمكن صاحب العمل من الانتهاء منها بشكل نهائي والبدء في التركيز على غيرها.
أما إن كانت الأعمال سيئة الجودة يمكن أن يرفضها العملاء ونحتاج إلى وقت إضافي لإعادة القيام بها إرضاءً للعميل.
8- تجنب التأجيل
تكمن أهمية تنفيذ خطوات تنظيم الوقت في القدرة على القيام بتنفيذ الخطوات في الأوقات المخصصة لها بدون تأخر فيها أو كسل، أو تأجيل الأعمال إلى وقت آخر فهو لا يناسب تنظيم الوقت لأن الوقت الآخر هو وقت مخصص لعمل آخر.
9- تنظيم مكان العمل
تنظيم المكتب الذي تعمل فيه قد يعمل على تحفيزك لتنظيم الوقت بشكل أكبر من العمل في المكتب وهو غير منظم، كما يعمل المكتب المنظم على توفير مناخ مناسب للعمل بتركيز وزيادة الإنتاجية وذلك يعود إلى عدم وجود ما يتسبب في تشتيت عقلك.
اقرأ أيضًا: خطوات كتابة البحث العلمي بالتفصيل
أهمية تنظيم الوقت
يمكن أن يستفيد رئيس العمل أو أي شخص لديه العديد من المسؤوليات من تنظيم الوقت من إنجاز عدد المهمات المطلوبة منه من خلال إعطاء وقت مناسب لكل مهمة، كما يمكن أن يعود عليه بالعديد من الفوائد منها الآتي:
- البعد عن التوتر: الضغوطات التي تسببها المهام الواجب إنجازها تعمل على الشعور بالتوتر والقلق من عدم القدرة على إنجاز كل المهام المطلوبة في وقت محدد وذلك بسبب عدم كفاية الوقت.
- تحسين الجودة: عندما تأخذ كل مهمة الوقت الكافي لإنجازها يتم إنجاز كل المهام على أكمل وجه، لكن عدم تنظيم الوقت يجعل القائم بالأعمال لا يتمكن من إعطاء كل عمل حقه بسبب عدم إيجاد الوقت الكافي، ومن خلال ذلك لا يتم إنهاء الأعمال بجودة كافية.
- إنجاز كل مهمة في الوقت المحدد لها: عندما تكون الأعمال مدرجة في جدول خاص يتم التعامل مع كل مهمة في الوقت الخاص بها والانتهاء منها ثم البدء في مهمة أخرى مما يتسبب في توفير الكثير من الوقت والجهد.
- تعزيز الثقة بالنفس: عند إعطاء كل مهمة الوقت المحدد في جدول لتنظيم الوقت، والقيام بالالتزام بهذا الجدول وإنجاز المهمات بالفعل في الوقت المحدد لها يجعل القائم بالأعمال يشعر بالإنجاز وأنه قادر على النجاح في هذا الأمر.
- زيادة الفرص الوظيفية: الموظف القائم بإتمام الأعمال بجودة عالية في وقت محدد يكون مميز عن الموظف الذي لا يلتزم بأوقات معينة لإتمام الأعمال، وذلك يجعله مؤهلًا للحصول على فرص وظيفية أفضل في مؤسسات أخرى.
في حين إهمال تنظيم الوقت ترى أن الأعمال تملأ اليوم مما يجعلك لا تقدر على القيام بأي وسائل ترفيهية وغير قادر أيضًا على إنجاز الأعمال نفسها، وهنا تكمن أهمية تنظيم الوقت.