التعرف على كيفية كتابة تقرير عن مشكلة في العمل هو أمر مرغوب فيه من قِبل الكثير من الموظفين وأصحاب العمل، وذلك بغرض ضمان سير أمور العمل بشكل مثالي، حيث إنه في كثير من الأحيان تحدث بعض المشكلات التي تعرقل سير أمور العمل بشكل طبيعي، وإذا كنت أحد الموظفين الذين يحتاجون لمعرفة كيفية كتابة تقرير عن إحدى المشكلات في العمل يتعين عليك قراءة السطور التالية من خلال موقع جربها.
تقرير عن مشكلة في العمل
تُعد بيئة العمل أهم من كيفية العمل نفسها، لذا إن كان الجو المحيط بالموظفين مليء بالمشاكل والمشاحنات، فإن فرصة تقديم العمل بشكل مثالي سوف تقل كثيرًا عن الطبيعي، لذا في حالة مواجهة المشكلات المختلفة أهم ما يُمكن فعله هو كتابة تقرير عن المشكلة الحادثة في العمل شامل كافة بيانات وأحداث المشكلة، ومن ثم تقديمه إلى المسئول.
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة تقرير عمل
كيفية كتابة تقرير عن مشكلة في العمل
قد تعتقد أن كتابة تقرير عن مشكلة في العمل لن يكلفك شيئًا من المجهود وأن أي كلام سوف يتم كتابته سيفي بالغرض، لكن في الحقيقة هناك بعض العوامل التي تلعب دور كبير في تقوية التقرير وتعزيز موقف صاحبه، لذا من خلال السطور التالية سوف نتعرف على كيفية كتابة تقرير عن مشكلة في العمل بشيء من التفصيل:
1- تحديد المرسل إليه
قبل البدء في كتابة تقرير عن مشكلة في العمل لابد من تحديد المرسل إليه الذي سوف يتلقى هذا التقرير ويقرأه، حيث يختلف هذا الشخص وفقًا لمن حدث معه المشكلة تحديدًا، فإن حدثت المشكلة مع أحد أفراد الفريق يتم إرسال التقرير إلى مدير الفريق، أما إذا حدثت تلك المشكلة مع مدير الفريق نفسه فإن التقرير سوف يُرسل إلى مدير الفرع.
في حالة حدوثها مع فرد أعلى في المنزلة من كل هؤلاء فإن التقرير سوف يُرسل إلى المدير العام أو المسئول عن هيئة العمل، لذا يُعد تحديد المرسل إليه المناسب أمر ضروري في بداية الأمر.
2- شرح المشكلة
بعد تحديد المرسل إليه المناسب يأتي وقت شرح المشكلة، والتي تحتم على الكاتب أن يوضح كافة الأسباب وراء كتابة التقرير، ويذكر ما حدث بالوقت والتاريخ والمكان، ليستوعب القارئ المغزى وراء التقرير بشكل كافي.
لذا فإن شرح المشكلة بشكل تفصيلي أمر مهم، لكن يجب أن يلازمه الحرص على تجنب اتباع أسلوب اللوم أو التهكم أو الغضب، وبالرغم من ضرورة ذلك إلا أنه يُمكن للكاتب إقناع صاحب العمل بحقه فيما حدث، من خلال التوضيح بأنه قد تم مخالفة القوانين أو الاتفاقات في نقطة معينة مما تم الاتفاق عليه في بداية العمل.
أثناء كتابة التقرير لابد من الحفاظ على بساطة لغة الكتابة، أي يجب على الكاتب عدم الإطالة واستخدام التشبيهات والاستعارات في تزيين الحديث، حيث لا يزيد ذلك من قوة التقرير، بل في أغلب الحالات يضعف من قوته، لذلك دائمًا ما يكون من الأفضل توصيل المغزى بشكل مباشر دون إطالة بغير فائدة.
3- تقديم حل للمشكلة
بعد شرح المشكلة وأسبابها بشكل مفصل يُمكن وضع بعض الحلول في التقرير، والتي من شأنها حل المشكلة مع إرضاء كافة الأطراف بقدر الإمكان، لكن من المهم ذكر الأسباب التي تؤيد تلك الحلول وتجعلها مناسبة للتخلص من المشكلة، مع الحرص على ذكر حلول سهلة التنفيذ وغير معقدة.
يُمكن زيادة فرصة قبول القارئ للحل المذكور من خلال القول إن هذا الحل سوف يكون في صالح الشركة أو مكان العمل بشكل عام، حيث إنه سيزيد سيساعد على تحسين بيئة العمل، أو أنه سوف يعزز من القوى الإنتاجية.
4- التلخيص والخاتمة
يُعد التعرف على كيفية ختم التقرير من أهم خطوات كتابة تقرير عن مشكلة في العمل، حيث يتم في هذه الخطوة تقديم ملخص كافة أجزاء المشكلة والأحداث المرتبطة بها والحلول التي تم اقتراحها، مع التركيز الشديد على الحاجة إلى تطبيق حل للمشكلة في أسرع وقت.
جدير بالذكر أن عرض المصادر التي تم معرفة معلومات وبيانات المشكلة من خلالها يُعد من الأمور التي تقوي التقرير بشكل كبير، لذا فإنها خطوة بسيطة لكن مفيدة، ومن ثم في الخاتمة يتم كتابة اسم المرسِل وتوقيعه، وهو الشخص الذي قام بكتابة التقرير بالكامل.
5- المراجعة النهائية
بعد الانتهاء من كتابة تقرير عن مشكلة في العمل لابد من مراجعته قبل تقديمه إلى المرسل إليه، وتتمثل تلك المراجعة النهائية في التأكد من أن اللغة المستخدمة في الكتابة خالية من الأخطاء النحوية أو الإملائية، وأنها سليمة وبسيطة ومباشرة كما ذكرنا من قبل.
كما أنه من المهم التأكد من أن التقرير مفهوم وواضح بالنسبة للقاري ولا صعوبة في فهم مغزاه، بالإضافة إلى أهمية التأكد من أنه قد تم ذكر كافة المعلومات الخاصة بالمشكلة، ويُمكن القيام بذلك بشكل مثالي إن سنحت الفرصة، والطلب من شخص آخر ذو خبرة أن يقوم بقراءة التقرير ومراجعته والتأكد مما إذا كان هناك أمر غير مستحب أو يجب تعديله، وبذلك يكون التقرير جاهز للإرسال.
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة تقرير جامعي
الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة تقرير عن مشكلة
بعد التعرف على التفاصيل الخاصة بالتقرير عن مشكلة في العمل، يجب العلم بأن هناك من الأمور ما يجب وضعه في الاعتبار عند كتابة تقرير عن مشكلة بشكل عام، والتي لا تشترط أن تتواجد في مشكلة عن العمل بشكل خاص، وهي الموضحة في السطور التالية:
1- تدعيم الأحداث ببراهين صحيحة
يُعد تدعيم أحداث المشكلة بالدلائل والبراهين المنطقية من أهم ما يُمكن لكاتب التقرير القيام به، حيث يزيد ذلك من قوة التقرير وقوة موقفه، كما يجعل المرسل إليه يأخذ التقرير على محمل الجد ولا يعتبره أمر هين، لذا عند ذكر المعلومات الخاصة بالمشكلة أيًا كان مكانها يجب تدعيمها بالبراهين الحقيقية المنطقية.
2- شرح فوائد الحلول المقترحة
قد ذكرنا أهمية اقتراح بعض الحلول في التقرير الخاص بالمشكلة، لكن من المهم أيضًا أن يقوم كاتب التقرير بذكر فوائد تلك الحلول المقترحة، حيث يساعد ذلك القارئ على التفكير في هذه الحلول واتخاذ إجراء فعلي تجاه تنفيذها في حالة أن كانت مناسبة.
3- شرح التكاليف المادية للمشكلة
في حالة احتياج الأمر إلى شرح التكاليف المادية التي يجب توفيرها من أجل حل المشكلة، فإن التركيز على هذا الأمر وشرحه للقارئ بشكل واضح ومباشر سوف يكون أمر جيد، كأن يحتاج الموظفون إلى مبالغ معينة أكبر من التي يحصلوا عليها من أجل تحقيق الربح بمعدلات أكبر، وهكذا.
اقرأ أيضًا: نموذج عقد عمل شركة خاصة
4- الاهتمام بالمشكلات الإنسانية
بالرغم من أنه غالبًا ما تحدث مشكلات العمل بسبب أمور مادية ملموسة، إلا أن الأمر لا يقتصر على ذلك طوال الوقت، حيث يُمكن أن تحدث الكثير من المشكلات بسبب المعاملات الإنسانية، وفي حالة احتياج الأمر إلى ذلك فإن اقتراح حلول منطقية سوف يقوي من التقرير ويجعل القارئ مهتم بإيجاد حل في أسرع وقت.
يُعد كتابة تقرير عن المشكلة الحادثة في العمل من أفضل الأساليب التي من شأنها إيجاد حل مناسب في أسرع وقت ممكن، وهو السبب وراء لجوء الكثير من الموظفين لتطبيق تلك الطريقة عند مواجهة المشكلات المختلفة.