كيفية كتابة تقرير عمل

كيفية كتابة تقرير عمل سهلة وبسيطة، فيرغب الكثير من الأشخاص في معرفة الطريقة الصحيحة لكتابة تقرير العمل نظرًا لأهميته الكبيرة واحتياجهم له في الكثير من الأوقات لذلك يجب أن يكون دقيق ومرفق به الكثير من النقاط الهامة حتى يبدو في صورة جيدة ومشوقة، ومن خلال موقع جربها سوف نتناول الحديث عن كيفية كتابة تقرير عمل.

كيفية كتابة تقرير عمل

كتابة التقرير عبارة عن صياغة بعض البيانات والمعلومات الأساسية التي يتم تلخيصها بشكل معين في هيئة نقاط وتمثل أهمية كبيرة للمؤسسات لذلك يلزم تنفيذه بدقة ولكن هناك بعض الخطوات الهامة التي يجب اِتباعها لكتابة تقرير العمل بشكل صحيح ويتم ذكرها فيما يلي:

1- تحديد موضوع التقرير

تعتبر هذه الخطوة أول خطوة في كتابة التقرير لذلك يجب في البداية تحديد كافة المعلومات التي يرغب الشخص بالتحدث عنها في التقرير ويساعده ذلك على تنظيم أفكاره بالشكل اللازم وكتابتها بدقة وبسهولة حتى يستطيع الطرف الآخر فهمها بسهولة، وفي حالة وجود إرشادات أو قواعد خاصة بالجهة المرسل إليها التقرير يجب معرفتها جيدًا.

اقرأ أيضًا: كيفية كتابة تقرير جامعي

2- البحث عن المعلومات

يجب البحث عن المعلومات التي يتم كتابتها في التقرير من مصادر موثوقة والاستعانة بالكتب الموجودة في المكتبات لمعرفة المعلومات التي ترغب بها، وفي ظل التطور التكنولوجي الذي نعيش به يمكن العثور على كافة المعلومات من خلال الإنترنت ولكن يجب اختيار مواقع موثوقة خاصة مثل: المواقع الحكومية وكتبتها بشكل منظم، وعند الاستعانة بمعلومة ما من إحدى المصادر يفضل ذكر المرجع.

3- النهج العام للتقرير

المقصود بالنهج العام هو كتابة الأفكار داخل التقرير وتنقسم إلى عدة أشياء مثل: كتابة خطوط القسم والفرع للعريضة، صياغة الفقرة على شكل نقاط متسلسلة حتى يتم عرض الأفكار بالترتيب وبشكل سلس، كتابة جمل للأفكار التي تم التوصل إليها حتى تجعلها قوية أكثر، هناك بعض التقارير التي تحتاج إلى بعض المخططات والرسومات لذلك يجب الانتباه.

4- مسودة التقرير

استكمالًا للحديث عن كيفية كتابة تقرير عمل يجب كتابة نسخة أولية للتقرير ويطلق عليها المسودة ومن خلال ذلك يمكن تعديل بها بسهولة وإجراء التغيرات حتى يتم الوصول إلى الشكل النهائي الذي يرغب به صاحب التقرير ويفضل اتباع بعض الإرشادات مثل:

“صفحة العنوان، حجم الخط، جدول المحتويات، الهوامش، شرح بسيط لما يتضمنه التقرير من مقدمة، والأهداف، والنتائج التي تم التوصل إليها، والخاتمة، ودليل المعلومات”.

يجب أن تكون النتائج المذكورة في التقرير تشمل بعض النقاط الهامة مثل: “ما هي النتائج الذي تم التوصل إليه، الجوانب التي تم عرضها، معايير قياس الأداء، هل تم مراجعة كافة الفروض التي تم التوصل إليها والتحقق منها جيدًا أم لا”.

5- مراجعة التقرير

بمجرد الانتهاء من كتابة التقرير يجب مراجعته بالكامل من البداية للنهاية والتدقيق جيدًا لأن قد تكون هناك بعض الغلطات الإملائية ومطابقة كافة المطالب والأهداف الحقيقة بما تم ذكره في التقرير وفي حالة عدم القدرة على التدقيق بشكل شامل يمكن الاستعانة به.

يجب العلم أن المقدمة التي يتم كتابتها في بداية التقرير لابُد أن تتضمن بعض الأسئلة يتم الإجابة عليها بعد ذلك في التقرير مثل: ما هي المشكلة؟ ما الهدف من التقرير؟ ما أسباب المشكلة؟ طرق وعوامل حل المشكلة، أهم النتائج التي تم التوصل إليها لأن ذلك يحفز القارئ أكثر على الاستمرار في قراءة التقرير.

اقرأ أيضًا: نموذج كتابة تقرير حول موضوع نشاط معين

المراحل الأساسية لكتابة التقرير

في إطار الحديث عن كيفية كتابة تقرير عمل نلاحظ أن هناك عدة مراحل يجب العلم والالتزام بها جيدًا لأنها تساعد على كتابة التقرير بالشكل الصحيح وتتمثل في النقاط التالية:

  • يجب التفكير جيدًا وتحديد الهدف من كتابة التقرير لأن ذلك يساعد الشخص على كتابة بعد ذلك بشكل صحيح وواضح.
  • بمجرد الانتهاء من تحديد هدف الموضوع يجب جمع كافة المعلومات التي تتضمنه وتساعد على كتابة التقرير وتتناسب مع المعلومات التي سيتم إدراجها لذلك في تلك الحالة يمكن الاستعانة ببعض المراجع التي من خلالها يمكن الحصول على الكثير من المعلومات بسهولة.
  • عندما ينتهي الشخص من جمع معلوماته عليه أن يبدأ بتنظيم الأفكار الرئيسية التي سيتضمنها التقرير في البداية ويمكن أن يحددها في هيئة نقاط حتى يعرضها بشكل صحيح داخل التقرير.
  • بمجرد أن ينتهي الشخص من تنظيم أفكاره عليه أن يبدأ في تحليلها جيدًا والتأكد من مصدر صحتها قبل أن يبدأ بذكرها في التقرير.
  • عندما يتم الانتهاء من جميع ما سبق يتم البدء في كتابة التقرير في هيئة مسودة أولية يتم تحديد بها أبرز المعاني الخاصة بالتقرير والفكرة الأساسية له والمعلومات والأدلة التي تم التوصل إليها ويبدأ في تنسيق بالشكل الذي يرغب به وفي النهاية يقوم بمراجعته والتأكد أن التقرير يحتوي على كافة البيانات اللازمة.

أنواع التقارير

أثناء تناول الحديث عن كيفية كتابة تقرير عمل نجد أن هناك العديد من الأنواع الخاصة بكتابة التقرير ويختلف كل نوع عن الآخر، لذلك يجب معرفتهم جيدًا وتشمل الآتي:

  • التقارير الرسمية: تتضمن في أغلب الأحيان لرسالة علمية يتم إرسالها إلى جهة رسمية مختصة لذلك يجب أن تتضمن بعض النقاط الهامة مثل: رسالة الخطاب ومن خلاله يتم ذكر نبذة بسيطة عن محتوى التقرير، صفحة العنوان، ملخص تنفيذي، جدول المحتويات المذكورة بالتقرير، المقدمة، التقرير، الخاتمة، المراجع، الملحقات.
  • التقارير الغير رسمية: ينقسم هذا التقرير إلى نوعين طويل وقصير ويشملون بعض الأشياء الرئيسية مثل: مقدمة تتضمن العنوان ونطاق التقرير والغرض منه، محتوى الموضوع وما يناقشه والنتائج، وفي النهاية الخاتمة والتي يتم ذكر بها بعض الأمور التي تم التوصل إليها، لكن التقارير الطويلة تتضمن أشياء أخرى كعناوين فرعية وجداول ورسوم بيانية.
  • تقارير التفتيش والصيانة: هذا التقرير يتعلق بأمور فحص العقارات والمباني والكشف عليها ومعرفة حالتها ووصفها وتحديد إذا كانت مباني سكنية أو تجارية ويحتوي على بعض النقاط الهامة مثل: ملخص تنفيذي في البداية، محتوى التقرير، النتائج التي تم التوصل إليها، الملحقات.
  • التقرير المرحلي: يتضمن هذا التقرير بعض النقاط الهامة الخاصة بالعمل مثل: العنوان الرئيسي، ملخص تنفيذي للعمل، ذكر حالة العمل والإنجازات التي تم التوصل إليها، وفي النهاية يتم ذكر ملخص قصير لِما يتضمنه التقرير بالإضافة إلى تاريخ استحقاق التقرير القادم وإذا كان سيتم تقديم خلال أسبوع أو شهر.
  • التقارير الدورية: من خلال هذا التقرير يقوم الموظفين بوضع بعض البيانات والمعلومات الهامة للمدراء المختصين لذلك يجب أن يتضمن أمور مثل: العنوان الرئيسي، نوع التقرير، تاريخ تقديم، هوية كاتب التقرير، القرارات التي تم اتخاذها، الإنجاز الذي تم التوصل إليه، الأهداف المستقبلية للعمل.
  • التقرير الوظيفي: يشمل هذا النوع الكثير من التقارير المختلفة مثل: تقارير المحاسبة، التقارير المالية للمؤسسة، التقارير التسويقية والعديد من الأنواع الأخرى.
  • التقارير الرأسية: هذا النوع يتم كتابته من المدراء إلى الموظفين ونقله لمدراء المؤسسة الأعلى أو من الموظفين إلى المدراء ومن خلاله يتم معرفة جميع الأمور التي تتضمنها المؤسسة وكيفية سير العمل.

اقرأ أيضًا: خاتمة تقرير تدريب تعاوني

خصائص كتابة التقرير

بضوء الحديث عن كيفية كتابة تقرير عمل يتضح أنه يوجد بعض الخصائص الهامة يجب أن يكون كاتب التقرير على علم بها لأنها تمثل أهمية كبيرة وتجعل التقرير أكثر دقة وفعالية وجاءت على النحو التالي:

  • أن تكون كافة المعلومات المذكورة دقيقة وصحيحة ويتم توضيحها بشكل سلس دون التحدث بكثرة وتضليل القارئ.
  • يفضل كتابة المعلومات والأمور الهامة بشكل قصير دون إطالة حتى لا يشعر القارئ بالملل وذكر فقط المعلومات الهامة ذات قيمة أثناء القراءة ويجعله ذلك لا يكمل قراءته للنهاية.
  • يجب كتابة التقرير بشكل واضح حتى يسهل على القارئ معرفة ما يتضمنه ومراعاة كافة الشروط الخاصة بالتقرير للجهة المصدر إليها.

أهمية تقرير العمل

في نطاق الحديث عن كيفية كتابة تقرير عمل يجب العلم أنه يشكل أهمية كبيرة ويتم استخدامه دائمًا في المؤسسات والشركات الكبيرة ونذكر أهميته فيما يلي:

  • يتم استخدام تقرير العمل كوسيلة تواصل بين كافة المؤسسات والوحدات الإدارية لنقل كافة المعلومات الهامة.
  • يعتمد التقرير على البحث وبعد ذلك تحليل كافة البيانات التي تم التوصل إليها لذكر في النهاية المعلومة الرئيسية بدقة.
  • يمكن من خلال التقرير التحدث عن أكثر من قضية هامة خاصة بالعمل ويتم عرضها بشكل سلس ومبسط.
  • يساعد المدراء على معرفة أفكار جديدة من الموظفين تساهم في زيادة الإنتاج وجعل العمل أكثر نجاحًا.
  • يمكن استخدامه كوثيقة توثيق للعمل للرجوع إليها في أي وقت.
  • يتم كتابة المعلومات والنتائج التي تم التوصل إليها في التقرير بشكل مرتب وبسيط مما يسهل على القارئ معرفة أمور العمل خلال وقت قصير ولا يشعر بالملل أثناء قراءتها.
  • يساعد على معرفة مدى أهمية الوصول إلى النتائج والأهداف المذكورة في التقرير.
  • من خلاله يستطيع المسؤولين معرفة الصعوبات التي تواجه الموظفين في العمل.
  • يمكن اللجوء إلى تقرير العمل لوضع خطة لتنفيذ بعض الأمور الهامة في المستقبل والتي ستعود بفائدة كبيرة على المؤسسة.

اقرأ أيضًا: نموذج تقرير عمل شهري جاهز

نصائح هامة لإعداد التقرير

في ظل الحديث عن كيفية كتابة تقرير عمل نجد أن هناك بعض النصائح الهامة التي سوف نذكرها ويجب العلم بها حتى يتم إعداد التقرير بالشكل الصحيح، وتتمثل في الآتي:

  • قبل كتابة التقرير يجب تحديد الفئة الذي سيتم إرساله إليها ومدى احتياجهم للمعلومات التي سيتم ذكرها.
  • يجب شرح محتوى التقرير ببساطة وفي ذات الوقت بشكل مشوق حتى يستمر القارئ بإكماله للنهاية ولا يشعر بالملل.
  • قبل كتابة المعلومات داخل التقرير يجب التأكد من مدى صحتها حتى لا يفقد التقرير أهم عنصر وهو المصداقية.
  • عندما يتم كتابة تقرير العمل يجب أن يكون الكاتب شخص محايد وموضوعي يهتم فقط بمصلحة العمل ولا يتحيز لأحد أو آرائه الشخصية يذكر فقط الأمور الهامة.
  • يجب الحفاظ على تنسيق التقرير ومحاولة جعل المقدمة مشوقة حتى تجذب القارئ والخاتمة أيضًا حتى يشعر أن التقرير ذات أهمية بالفعل.
  • في حالة الرغبة يمكن إضافة جدول بياني لبعض الأفكار التي يتضمنها التقرير وهذا الأمر يجعل القارئ يفهم المعلومة خلال وقت قصير.
  • تجنب استخدام رموز غريبة أثناء إعداد التقرير حتى لا يشعر القارئ بصعوبة أثناء قراءته لذلك يجب أن تكون كافة الألفاظ واضحة.
  • يجب مراجعة التقرير جيدًا والتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية بداخلة لأن يمكن أن يؤثر هذا الأمر على التقرير ويجعله غير واضح.
  • في حالة وجود مشكلة في العمل يجب الحرص على تقديم أفضل الحلول التي تساعد على حل المشكلة وعدم تكرارها مرة أخرى.

تقارير العمل تمثل أهمية كبيرة ومن خلالها يمكن إنجاز العديد من الأشياء لذلك يجب كتابتها بشكل صحيحة وبدقة لإيصال كافة المعلومات والنتائج للقارئ بسلاسة ويجب معرفة خطوات ومراحل الكتابة جيدًا.

قد يعجبك أيضًا

شاركنا أفكارك

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.